Cách soạn thảo văn bản Microsoft Word cho người mới [Đầy đủ] | Thiendia3d

Bạn có biết rằng tất cả 4 Khóa học Tin học Văn phòng 2021 tại Unica (giảm giá lên đến 77%)

Mã giảm giá 40% Unica cho khách hàng mới

2.200.000 đ

Xác định trình tự các bước cần thực hiện khi bắt đầu Chỉnh sửa tài liệu trong Word Rất quan trọng. Nếu trình tự không đúng, có thể mất nhiều thời gian để định dạng tài liệu sau khi bạn đã thực hiện xong.

Trong bài viết này mình sẽ chia sẻ cho các bạn những kiến ​​thức cơ bản về xử lý văn bản cho người mới bắt đầu từ đầu giấy trắng sao cho khoa học và bài bản nhất để các bạn có thể áp dụng khi làm việc với Word.

Chuẩn bị định dạng ban đầu cho trang in tài liệu

Cài đặt định dạng ban đầu của tài liệu bao gồm: Khổ giấy, lề, dàn trang, …. Tích hợp vào Bố cục> Cấu hình Trang trong MS Word.

Sau đó, tab mặc định Margins chứa thông tin về trang đã in của hộp cấu hình trang sẽ xuất hiện

– Đối với các văn bản hành chính thông dụng hiện nay ở Việt Nam, quy định về lề (đối với khổ giấy A4) như sau.

• + Lề trên: khoảng cách từ mép trên 20 – 25 mm;
• + Lề dưới: Từ mép dưới 20 – 25 mm;
• + Khoảng cách lề trái so với lề trái 30 – 35 mm;
• + Đánh dấu lề phải từ khoảng cách cạnh phải từ 15 – 20 mm.

Bố cục máng xối cho phép bạn chọn bên trái (bên trái) hoặc bên trên (trên cùng) của tệp, và giá trị guitar tương ứng với khoảng cách từ mép giấy đến xương sống.

Tab giấy Hộp thoại Thiết lập Trang cho phép bạn chọn khổ giấy phù hợp với nhu cầu của mình. Trong menu Khổ giấy, có một số khổ giấy để bạn lựa chọn. A0, A1, A2,… Như bạn có thể thấy trong ví dụ bên dưới, khổ giấy chúng tôi chọn là A4 210mm x 297mm.

Tab cuối cùng là bố cục. Tại đây bạn có thể đặt khoảng cách đến đầu và cuối trang.

Ghi chú: Trong một số trường hợp, đơn vị đo trong Word không phải là cm. Hiển thị Tệp> Tùy chọn> Nâng cao> Tham số trong các phần sau: (Trong Hiển thị) và chọn phần bạn muốn.

Chuẩn bị định dạng cho nội dung bài báo

Sau khi thiết kế trang văn bản, bạn sẽ cần chuẩn bị các thông tin cho nội dung bài viết: chữ cái, kích thước, khoảng cách dòng, khoảng cách giữa các đoạn văn, v.v. Để làm điều này, hãy làm như sau.

1. Chọn tất cả văn bản bằng phím tắt Ctrl + A

2. Nhấp chuột phải và chọn Bài viết hoặc Bố cục (Article Layout)> Bài báo> Mũi tên ở góc dưới bên phải của hộp thoại Bài viết.

3. Trong hộp thoại xuất hiện, các cài đặt như sau.

• Văn bản dòng của Phần 1 (căn chỉnh với trái, phải, giữa hoặc cả hai)
• Phần 2 ፡ Mô tả các giai đoạn của tài liệu liên quan đến việc tạo bảng nội dung tự động. Phần này phải là nội dung.
• Phần 3 ፡ Mô tả mục từ lề đến đầu (cuối) của văn bản. Phần này thường hoạt động trên các đoạn văn bị tấn công.
• Phần 4 ፡ Xác định khoảng cách giữa văn bản hiện tại và văn bản trên và dưới.
• Mục 5 ይወስ Xác định khoảng cách giữa các dòng trong cùng một đoạn văn.

Các thay đổi sẽ được hiển thị trực tiếp trong hộp kết quả xem trước để giúp bạn dễ dàng theo dõi các thay đổi.

Chỉnh sửa nội dung văn bản

Sau khi thiết lập các định dạng cho văn bản, bạn sẽ bắt đầu điều chỉnh theo định dạng đó. Bạn sẽ cần chọn cách chuyển đổi và kiểu gõ phù hợp cho các văn bản tiếng Việt. Ví dụ dưới đây cho thấy bảng mã Unicode và phương pháp điều khiển từ xa trong phần mềm Uniki Arial, Times New Roman,….

Đối với mỗi phần của định dạng văn bản

Một lát sau Chỉnh sửa xong bài viết, Bạn cần điều chỉnh chi tiết cho nội dung trong bài viết. Bởi vì, trong tài liệu có những phần có định dạng khác nhau không trùng khớp với các phần khác (tiêu đề, bảng biểu, hình ảnh, đường viền, …).

Vì vậy, điều quan trọng là phải xem lại tất cả các nội dung của tài liệu và điều chỉnh chính tả để các phần riêng lẻ có một tài liệu được trình bày chuyên nghiệp. Ngoài ra, tùy thuộc vào từng tài liệu, có thể có các yêu cầu về Đầu và cuối. Bạn có thể xem cách đếm số trang trong Word tại đây để hoàn thành bài thuyết trình của mình.

Kinh nghiệm chỉnh sửa tài liệu chuyên nghiệp hơn.

Chỉnh sửa là một công việc đang được tiến hành trong nhiều tình huống khác nhau, vì vậy dưới đây là một số mẹo giúp bạn có được nội dung thú vị và chuyên nghiệp.

1. Chọn font tiếng Việt đẹp và phù hợp với ngữ cảnh

Trước khi xem một văn bản, người ta thường xem phông chữ của văn bản được sử dụng, tức là nhìn vào cách trình bày phông chữ. Nếu vậy Chọn lỗi Hoặc Không gian lớn, không gian nhỏ Thế thì thoạt nhìn bạn đã “thiếu điểm” rồi.

2. Ngắn gọn và tập trung vào trái tim

Luôn Thúc đẩy sự sạch sẽ và vệ sinh Tất nhiên, văn bản tổng hợp càng chứa nhiều từ thì người đọc càng trở nên “nhàm chán”.

3. Hãy căn chỉnh và sửa chữa.

Trong phần này, tôi sẽ chia sẻ những gì bạn có thể thấy ở đầu bài viết này.

4. Sự khởi đầu và kết thúc

Sự khởi đầu và kết thúc Luôn luôn là Phần quan trọng Vì thông thường người ta xem phần mở đầu và kết thúc rồi mới quyết định đọc tiếp hay không, phần thân bài thường giống và chỉ những ý chính.

5. Chú ý đến khoảng cách dòng và khoảng cách dòng

Việc phân bổ và chỉnh sửa các dòng được mở rộng và dễ đọc hơn, giúp người đọc cảm thấy thoải mái trong khi lấy thông tin từ người biên tập.

Nên chia thành nhiều đoạn ngắn, tránh dài.

Khi bạn nhìn thấy một bài báo hoặc một trang blog có 4-5 đoạn văn với hơn 10 dòng liên tiếp, bạn có thể rất khó đọc và vẽ. Đây là lý do tại sao Toputut luôn giới hạn số dòng hoàn hảo trong một đoạn văn.

6. Chú ý các lỗi chính tả

Hầu như mọi người đều mắc lỗi khi viết bài này, vì vậy chúng ta cần đọc nó thường xuyên để tránh đánh máy. Ít nhất 3 lần Sau đó in nó ra giấy. Giấy và mực này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiết kiệm thời gian cho việc chỉnh sửa của khách hàng hoặc nhà giáo dục do nhiều sai sót của chính chúng tôi.

Phần thưởng: Làm cho tiêu đề càng hấp dẫn càng tốt

Đăng một chủ đề thú vị và hấp dẫn giúp văn bản biên tập được người đọc chấp nhận hơn và chuẩn bị tốt hơn cho bài viết.

Epilog

Đây chỉ là một số bước cơ bản để bạn có được một tài liệu chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian và công sức. Nếu bạn cần trợ giúp hoặc có thắc mắc liên quan đến Word, hãy để lại ý kiến ​​của mình trong phần bình luận bên dưới nhé!

Theo Diệu Trần

4.2 / 5 – (32 phiếu bầu)